Entwicklung einer Antragsplattform für den Health Innovation Hub des Universitätsspitals Zürich (USZ)

Die Notwendigkeit, die Verwaltung von Förderanträgen zu digitalisieren

Zweimal jährlich reichen Start-ups, die gemeinsam mit dem USZ innovative Produkte und Dienstleistungen entwickeln wollen, ihre Projektvorschläge im Gesundheitsbereich ein. Alle diese Initiativen müssen auf die Erhöhung der Heilungschancen und die Verbesserung der Lebensqualität von Patientinnen und Patienten ausgerichtet sein, und sie müssen innerhalb der nächsten fünf Jahre auf den Markt gebracht werden können.
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Nach einer Vorauswahl stimmt das USZ-Komitee über die förderungswürdigen Projekte ab. Das Komitee setzt sich aus medizinischen und technischen Experten zusammen. Nach der Abstimmung hat das Komitee das letzte Wort: Die vielversprechendsten Projekte erhalten eine Finanzierung und werden Teil des USZ-Innovationsprogramms.

Dieses Antragsverfahren sieht einfach aus, ist aber ineffizient.

Vom Ausfüllen des Antragsformulars über die Vorauswahl der Anträge bis hin zur Weiterleitung der genehmigten Projekte an die Entscheidungsträger, um über diese abzustimmen und den Prozess zu dokumentieren, war der Health Innovation Hub des USZ auf uneinheitliche Excel-Dateien und Papierdokumente angewiesen. Dieser umständliche Prozess sollte digitalisiert werden.

Der Health Innovation Hub war sich des Problems bewusst und beschloss, eine Lösung zu entwickeln, mit der die uneinheitlichen Tabellenkalkulationen und die manuelle Verwaltung der Anwendungen überwunden werden konnten. In Zusammenarbeit mit Modeso wurde eine digitale Plattform zur Automatisierung der Einreichung, Prüfung und Abstimmung von Anträgen entwickelt, die eine bessere Projektkoordinierung, Entscheidungsfindung und Transparenz bei der Verwaltung der Mittel ermöglicht.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie wir die Herausforderungen auf dem Weg dorthin gemeistert haben.

Die Lösung im Überblick

Um das USZ bei der Rationalisierung des Antrags- und Prüfungsprozesses zu unterstützen, mussten wir eine zentrale digitale Plattform entwickeln, die den gesamten Prozess von der Antragstellung bis zur endgültigen Förderentscheidung automatisiert.

Vereinfachtes Antragsverfahren

Für die Nutzerinnen und Nutzer ist das Einreichen von Word-Dokumenten oder PDF-Dateien nicht mehr notwendig. Zur Einreichung ihrer Vorschläge können sie stattdessen auf ein intuitives Online-Formular zugreifen. Das in die Plattform integrierte Online-Formular vereinfacht den Prozess sowohl für die Antragsteller als auch für das Team des Innovation Hub und ermöglicht eine schnellere Prüfung der Projektvorschläge.

Bessere Kontrolle über das Einreichungsmanagement

Über die Plattform kann das Team des Health Innovation Hubs den Einreichungsprozess einfach steuern. Es stellt sicher, dass die Vorschläge fristgerecht eingereicht werden und alle wichtigen Informationen enthalten. Durch die Möglichkeit, Ausschreibungsrunden innerhalb des Systems zu konfigurieren, können die Administratoren klare Fristen setzen und so Bedenken hinsichtlich zu später oder zu früher Einreichung von Vorschlägen ausräumen.

Straffe Entscheidungsfindung

Durch die Plattform wird der Abstimmungsprozess vereinfacht und eine nahtlose Koordination zwischen Innovationsmanagern und Fachexperten ermöglicht. Jeder Experte hat Zugang zur Plattform, um die Anträge zu prüfen und darüber abzustimmen.

Nach der Abstimmung der Fachexperten über die in die engere Wahl gezogenen Projekte wird das Komitee zur Festlegung der optimalen Förderung für jedes Projekt zusammenkommen. Um diesen Prozess zu erleichtern, stellt die Plattform einen Budgetrechner zur Verfügung, der die verfügbaren Mittel anzeigt und eine genauere Zuweisung des Budgets ermöglicht. Mit Hilfe dieses Tools kann der Ausschuss fundierte Entscheidungen über die Verteilung der Mittel treffen. So wird sichergestellt, dass die ausgewählten Projekte die Unterstützung erhalten, die sie innerhalb des Budgetrahmens benötigen.

Die Plattform hat das Antragsverfahren von Grund auf verändert und alle mit der Kommunikation verbundenen Engpässe beseitigt. Beteiligte profitieren von Echtzeitaktualisierungen und einem kohärenten Überblick über den Projektstatus, was den Entscheidungsprozess vereinfacht und transparenter macht.

Ein einziges Antragsformular stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen von allen Beteiligten bereitgestellt werden.

Der MVP-Umfang

Das MVP deckt den gesamten Prozess von der Einreichung eines Projektantrags bis hin zur Mittelzuweisung ab:

Einreichung des Vorschlags

Innovatoren reichen ihren Projektvorschlag unter Angabe der medizinischen Relevanz und des geschätzten Budgets über ein Online-Formular ein.

Vorauswahl

Nach Prüfung der eingereichten Vorschläge treffen die Innovationsmanagerinnen und -manager auf Basis der vorgegebenen Kriterien eine Vorauswahl der realisierbaren Projekte.

Begutachtung

Fachexperten bewerten die Vorschläge nach Machbarkeit und Relevanz mit einer Punktzahl von -5 bis +5.

Mittelvergabe

In der Sitzung des Auswahlkomitees werden den Projekten, die die meisten Stimmen erhalten haben, Mittel zugewiesen. Ein Finanzierungsrechner zeigt die verbleibenden Mittel an.

Halbzeitbewertungen

Um den Fortschritt der geförderten Projekte zu verfolgen und gegebenenfalls zusätzliche Mittel zuzuweisen, können die Projektleiter eine Halbzeitüberprüfung beantragen.

Technologie

Um volle Flexibilität im Frontend zu gewährleisten, haben wir Strapi als Headless CMS eingesetzt. Strapi eignet sich perfekt für die schnelle Entwicklung von MVPs und ermöglichte uns die Beschleunigung des Prozesses und die effiziente Verwaltung der Daten auf der Plattform, ohne dass wir ein eigenes Admin-Backend von Grund auf neu entwickeln mussten.

Die intuitive Benutzeroberfläche von Strapi ermöglichte die nahtlose Durchführung von Aufgaben wie Datenverwaltung, Benutzerauthentifizierung und Konfiguration von Gesprächsrunden. Dadurch konnten wir uns auf die Entwicklung der Benutzeroberfläche konzentrieren. Das sparte Budget und Zeit.

Um eine zuverlässige Performance und Datensicherheit zu gewährleisten, wurde die Plattform in der Google Cloud in Zürich gehostet.

Lektion gelernt: Übergang von einem engagierten Team zu einer vollständigen Entwicklung

Aus diesem Projekt haben wir gelernt, wie wichtig es ist, ein eigenes Produkt zu haben.

Zu Beginn des Projekts verlangte der Kunde von uns, dass wir die Rolle eines dedizierten Teams übernehmen sollten. In diesem Modell stellte Modeso Entwickler zur Verfügung, während der Kunde die technische Verantwortung für das Projekt übernahm. Im Laufe des Projekts kam es jedoch zu einem häufigen Wechsel der am Projekt beteiligten Personen, was zur Folge hatte, dass die Verantwortlichkeiten nicht klar definiert waren.

Als wir diesen Nachteil erkannten, änderten wir das Vertragsmodell. Wir übernahmen die Gesamtverantwortung für das Projekt, leiteten seine Entwicklung und stellten sicher, dass es den Kundenzielen entsprach. Diese Änderung führte zu einem reibungsloseren Ablauf der Entwicklungszyklen und schließlich zu einer erfolgreichen Veröffentlichung.

Durch die Festlegung der Verantwortlichkeiten konnte der Entwicklungsprozess beschleunigt und das gesamte Projekt in wenigen Monaten abgeschlossen werden.

Ergebnis: 900+ geprüfte Anträge und 60+ geförderte Projekte

Das Problem der manuellen Antragsverwaltung und des umständlichen Abstimmungsprozesses wurde durch die von uns entwickelte Antragsplattform erfolgreich gelöst. Die neue zentralisierte Plattform ermöglicht es den Beteiligten, die Anträge auf einfache Weise zu prüfen, sie mit Experten zu teilen und über sie abzustimmen, so dass der gesamte Prozess - von der Vorauswahl der Projekte bis hin zu ihrer Finanzierung - transparent ist.

Die Plattform bearbeitet etwa 150 Anträge pro Ausschreibungsrunde, wobei in jeder Runde 10 bis 15 Projekte ausgewählt werden. Sie hat in den letzten drei Jahren rund 300 Innovatoren zu einer Finanzierung verholfen und das USZ als Innovationszentrum für medizinische Forschung etabliert.

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Entwicklung einer zentralen Antragsplattform zur Optimierung der Finanzierung von Projekten im Gesundheitswesen.

Die Notwendigkeit, die Verwaltung von Förderanträgen zu digitalisieren

Die Lösung im Überblick

Vereinfachtes Antragsverfahren

Bessere Kontrolle über das Einreichungsmanagement

Straffe Entscheidungsfindung

Der MVP-Umfang

Technologie

Lektion gelernt: Übergang von einem engagierten Team zu einer vollständigen Entwicklung

Ergebnis: 900+ geprüfte Anträge und 60+ geförderte Projekte

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